ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЛОГИСТИКИ

Логистическая информация - это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.
Информационное обеспечение логистики на предприятии представ­ляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов сис­темы логистического управления.
Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должност­ными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое зна­чение, или для подтверждения прав и обязанностей. Документ - это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.
Виды документов:
· первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);
· вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).
Маршрут документа - путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла.
Документооборот:
· движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
· перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предпри­ятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.
Информационная готовность определяется способностью пред­приятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рас­считывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.
Требования к автоматизированным информационным системам:
· масштабируемость - способность системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей;
· распределенностъ - способность системы обеспечивать сов­местную обработку документов несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия или несколькими удаленными друг от друга рабочими местами;
· модульность - способность системы предоставлять пользова­телям возможность настраивать и выбирать функции системы исходя из специфики и сложности деятельности предприятия, т. е. система автоматизации гибкая и состоит из отдельных мо­дулей, интегрированных между собой (сбыт, склад, закупки, про­изводство, персонал, финансы, транспорт);
· открытость - система автоматизации интегрирована в другие информационные системы, она имеет открытые интерфейсы для разработки новых приложений и интеграции с другими системами.
Основные задачи информационной системы:
· непрерывное обеспечение управляющих органов логистичес­кой системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информаци­онных процессов);
· непрерывное обеспечение сотрудников функциональных под­разделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;
· реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);
· обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;
· предоставление информации для стратегического планирования;
· предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;
· обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;
· обеспечение возможности перераспределения ресурсов пред­приятия;
· обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;
· обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.
При разработке информационных систем:
· особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;
· разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;
· устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потреби­телей;
· создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем пред­приятий. Основная цель создания таких хранилищ - облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потреби­телям и поставщикам;
· системы оценки и контроля интегрируются с системами обслу­живания заказов и планирования, включая прием и обработку зака­зов, планирование логистических операций, управление запасами, планирование производства, складирование и транспортировку.
Рекомендации при внедрении информационной системы:
· определиться с организационной структурой предприятия, т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре предприятия;
· разработать механизм финансово-экономического управле­ния предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;
· выделить основные логистические цели предприятия (в зави­симости от необходимости решения задач, стоящих перед инфор­мационной системой): направления бизнеса, финансовые, техно­логические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;
· разработать механизмы организации и оперативного управ­ления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, уп­равленческой отчетности;
· сформировать технологию стратегического управления цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.
Преимущества применения информационных систем в области закупок:
1. Компьютеризированная обработка данных процедур закупки сокращает ручную обработку до минимума. Это уменьшает коли­чество возможных ошибок и сокращает время обработки.
2. Учетная информация становится более точной и доступной по первому требованию. Это обеспечивает лучшую подготовку переговоров, лучшие цены и качество.
3. Контроль над операциями улучшается не только благодаря наличию информации для принятия правильных управленческих решений, но и благодаря облегчению обработки большого объема данных. Потребители освобождаются от решения повторяющихся задач и располагают большим свободным временем, которое они могут посвятить решению задач, приносящих добавленную ценность.
4. Оперативная деятельность улучшается благодаря наличию оперативных данных и улучшенному контролю над операциями. Сотрудники подразделения закупок предприятия могут полнее интегрировать свои действия с действиями сотрудников других подразделений предприятия.
5. Отношения с поставщиками могут быть улучшены благодаря ускорению потоков точных данных.